Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel

I. Introduction

La présente notice d’information relative à la protection des données à caractère personnel (ci-après, la « déclaration de confidentialité ») est établie afin de vous informer au sujet des données à caractère personnel traitées par l’Administration communale de Welkenraedt, agissant en qualité de responsable du traitement (ci-après, « l’administration communale», « nous », « notre » ou « nos », selon le cas), située rue de l’Ecole 2 et 6- 4840 Welkenraedt et inscrite auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro BE 0206.621.975.

L’administration communale de Welkenraedt est attachée au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel confiées par tout visiteur de ce site web www.welkenraedt.be (ci-après dénommé le "site").

C’est pourquoi nous sécurisons et protégeons vos données en conformité avec la législation applicable, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (aussi connu sous l’acronyme RGPD) et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Par le biais de cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, dans quel but nous les utilisons, et avec qui nous les partageons. Nous détaillerons les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données et nous vous expliquerons vos droits et les choix à votre disposition.

II. Qui est le «responsable du traitement des données» ?

Le responsable du traitement des données est l’administration communale de Welkenraedt. Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel vous pouvez les envoyer à l'adresse suivante : [email protected]

III. Quelles sont les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons et à quelles fins recueillons-nous, traitons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel et sur quel fondement juridique ?

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site de la Commune de Welkenraedt sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Commune de Welkenraedt si vous consultez uniquement son site internet. Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par la Commune par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requises par nos applications ou par nos formulaires.

Nous indiquons ci-dessous les finalités pour lesquelles nous serons amenés à traiter vos données à caractère personnel, les bases juridiques associées sur lesquelles nous nous fondons pour traiter légalement vos données à caractère personnel et les données à caractère personnel utilisées à ces fins :

• Gestion des réponses à vos demandes de contact :
  • Base légale : notre intérêt légitime à répondre à votre demande émise via le formulaire de notre site internet.
  • Données à caractère personnel traitées : votre nom ; prénom ; adresse e-mail électronique ; votre sujet et votre message. L’ensemble de ces données nous est transmis lorsque vous complétez le formulaire de contact sur notre site internet.

• Vous permettre de fournir les informations requises pour l’exécution du traitement de vos démarches administratives via l’E-guichet :
  • Base légale : votre consentement au traitement de vos données afin que nous puissions répondre à vos demandes.
  • Données à caractère personnel traitées : votre nom ; prénom ; numéro de registre national ; votre demande exprimée de disposer d’un document particulier (ex. : extrait de votre casier judiciaire ; certification de composition de ménage ; acte de naissance ; procuration pour les élections ; …). L’ensemble de ces données nous est automatiquement transmis par la plateforme E-guichet lorsque vous avez rempli le formulaire de demande afin que votre requête puisse être traitée dans les plus brefs délais.

• Vous permettre de fournir les informations requises pour votre inscription au compte citoyen. Ce dernier permet de proposer du contenu sur le site de la commune (fiche d’annuaire, événement, etc.) :
  • Base légale : votre consentement au traitement de vos données afin que nous puissions répondre à vos demandes.
  • Données à caractère personnel traitées : votre identifiant ; votre mot de passe ; votre demande exprimée. L’ensemble de ces données nous est transmis via votre espace personnel sur notre site (compte individuel) afin de pouvoir proposer du contenu sur le site.

• Constitution d’une CVthèque :
  • Base légale : le traitement est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes afin de pouvoir vous contacter en cas de poste vacant correspondant à votre profil.
  • Données à caractère personnel traitées : votre nom ; prénom ; adresse e-mail ; numéro de téléphone ; emplois précédents ; études et formations suivies ainsi que toutes autres informations présentes sur votre curriculum vitae et sur votre éventuelle lettre de motivation.

• Evaluation de vos candidatures et gestion des processus et entretiens d’embauche :
  • Base légale : le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles.
  • Données à caractère personnel traitées : votre nom ; prénom ; adresse e-mail ; numéro de téléphone ; vos emplois précédents ; études et formations suivies ainsi que toutes autres informations présentes sur votre curriculum vitae et sur votre éventuelle lettre de motivation ainsi que toutes autres éventuelles informations supplémentaires échangées au cours du processus de recrutement.

Les données seront également exploitées afin de réaliser des statistiques anonymes concernant l'utilisation du site.

Elles ne seront traitées que par le personnel du service responsable du site web (communication) ou de votre demande administrative via l’E-guichet de l’administration communale et les sous-traitants de ceux-ci, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d'améliorer le service.

En toute circonstance, la Commune de Welkenraedt s’engage à ne collecter que le minimum de données strictement nécessaires au bon fonctionnement du service fourni ou lié à son site internet. Lorsque cela est possible, le caractère obligatoire ou facultatif des données collectées vous est signalé au moment de leur saisie par une mention "obligatoire" (ou tout autre indicateur visuel approprié comme un astérisque ou un élément en gras) ou "facultatif".

IV. À qui vos données sont-elles communiquées ?

Les données recueillies à votre sujet sont traitées de manière confidentielle et utilisées seulement par les services de l’administration communale,  ses sous-traitants  (dont notamment iMio pour la maintenance et le support du site web et de l’infrastructure qui l’héberge) et des autorités publiques lorsque nous y sommes légalement tenus.

Les données recueillies seront enregistrées:

• dans la base de données d’enregistrement hébergée par l’administration communale ou son sous-traitant;

• dans les boîtes aux lettres électroniques des services concernés de l’administration communale.

Les données collectées et traitées sont gérées par le service responsable de l’administration communale.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.

L’administration communale ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

V. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Pour les besoins du traitement des services, vos données sont conservées aussi longtemps que votre inscription au(x) services concerné(s) est maintenue. Elles peuvent être supprimées, sauf si une enquête est en cours (les données seront alors conservées pendant le temps nécessaire à la conclusion de l’enquête), ou si elles doivent toujours être légalement conservées, sur simple base d’une demande de votre part.

VI. Liens vers sites web de tiers que nous mettons à votre disposition

Certaines zones de ce site web contiennent des liens vers des sites web tiers. Veuillez noter que ces liens sont fournis pour votre commodité, que nous n’exerçons aucun contrôle sur ces tiers ou leurs sites web, et que ces tiers disposent de déclarations de confidentialité différentes de la nôtre, qui s'appliquent aux informations que vous soumettez lorsque vous consultez ces sites web tiers. Nous vous conseillons de lire attentivement les déclarations de confidentialité de ces sites web avant de leur soumettre des données personnelles.

VII. Comment consulter vos données, en vérifier l'exactitude et, au besoin, les corriger?

Vous avez le droit de demander à tout moment une copie de vos données à caractère personnel afin d’en vérifier l'exactitude et, le cas échéant, de les corriger ou de les mettre à jour. Vous pouvez aussi demander que vos données à caractère personnel soient totalement effacées si aucune demande de votre part n'est en cours de traitement.

Si vous supprimez votre compte utilisateur dans l’E-guichet ou le compte citoyen, vos données seront également supprimées des applications concernées.

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Veuillez envoyer vos demandes à l’adresse électronique suivante : [email protected].

VIII. Quels sont les moyens que nous mettons en œuvre pour éviter tout abus ou accès non autorisé?

L’administration communale de Welkenraedt a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Les sous-traitants ont signé un contrat avec l’administration communale en vertu duquel ils sont légalement tenus de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et plus précisément le RGPD.

Le personnel de l’administration communale qui a accès à des informations permettant d'identifier des personnes est tenu de protéger la confidentialité de ces informations, notamment en s'abstenant de les utiliser à des fins autres que la prestation des services qu'il est censé assurer.

Néanmoins, la sécurité exige des efforts de tous les acteurs impliqués. Nous vous encourageons donc à contribuer à ces efforts en prenant vous-même des mesures de sécurité appropriées, notamment, lorsque cela est applicable, en utilisant des mots de passe forts et en gardant confidentiels tous les noms d'utilisateurs et mots de passe.

IX. À qui adresser des questions ou des plaintes?

Pour consulter, supprimer (dans certains cas) ou corriger les informations à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter le délégué à la protection des données  (DPO) de l’administration communale à l’adresse électronique : [email protected].

En cas de litige, les plaintes peuvent être adressées au délégué à la protection des données de l’administration communale ou à l’Autorité de protection des données belge. Pour votre information, vous trouverez les coordonnées de l'Autorité belge de protection des données (APD) ci-dessous :

Autorité de protection des données (APD)

Rue de la Presse, 35 - 1000 BRUXELLES

Téléphone : 02/274.48.00

E-mail : [email protected]

Site Web : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

X. Date de mise à jour et modifications

La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour le 24/08/2026. Nous pouvons y apporter des modifications de temps à autre. Veuillez consulter cette page pour y lire la version la plus récente.